Vedtægter og forretningsorden for Ældrerådet

Titel: Vedtægter for Ældrerådet
Vedtaget: Vedtaget af Senior- og Omsorgsudvalget den 22. januar 2025

Lovgrundlag

I henhold til §§ 30-33 i Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område etableres der i hver kommune mindst et Ældreråd, hvor medlemmerne vælges ved direkte valg.

Ældrerådet er en selvstændig forvaltningsenhed, der er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven. Rådet har ingen myndigheds- eller beslutningskompetence i forhold til generelle og konkrete sager.

Ældrerådets medlemmer har tavshedspligt og er omfattet af forvaltningslovens § 28 med hensyn til indhentning og videregivelse af oplysninger, ligesom Ældrerådets medlemmer er omfattet af forvaltningsrettens generelle regler om habilitet, ifølge hvilke et medlem er inhabil, hvis han eller hun har en særlig personlig eller økonomisk interesse i udfaldet af en sag.

Medlemskab af Ældrerådet er et frivilligt og ulønnet hverv. Medlemmerne vælges som enkeltpersoner og repræsenterer ikke politiske partier, interesseorganisationer mv., ligesom der ikke kan anvendes listeopstilling eller indgås valgforbund i forbindelse med valget til rådet.

1. Ældrerådets virke

1.1

Ældrerådet skal i henhold til § 30-33 i Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område rådgive kommunalbestyrelsen i ældrepolitiske spørgsmål og formidle synspunkter mellem borgerne og kommunalbestyrelsen i lokalpolitiske spørgsmål, der vedrører ældre. 

Kommunalbestyrelsen skal høre Ældrerådet om alle forslag og spørgsmål, der vedrører ældre. Endvidere kan Ældrerådet på eget initiativ udtale sig og stille forslag om ethvert emne med relevans for målgruppen, men rådet kan ikke beskæftige sig med konkrete personsager eller konkrete personalespørgsmål.

1.2

Senior- og Rehabiliteringsudvalget fastsætter i samarbejde med Ældrerådet vedtægterne for rådet. Herudover forudsættes Ældrerådet at være selvstyrende. Rådet fastsætter selv sin forretningsorden og tilrettelægger i videst muligt omfang selv arbejdet indenfor lovens rammer og de fastsatte vedtægter. 

2. Valg til Ældrerådet

2.1

Ældrerådets valgperiode følger Byrådets valgperiode. Ved valgperiodens afslutning afgår alle medlemmer af det siddende Ældreråd.

2.2

Valgbar og stemmeberettiget til Ældrerådet er enhver borger, der har fast bopæl i Aalborg Kommune og fyldt 60 år på valgdagen.

2.3

Medlemmerne af Ældrerådet vælges ved direkte valg, hvor de stemmeberettigede borgere hver har en stemme.

2.4

Valget til Ældrerådet gennemføres som hybridvalg. Borgere med MitID stemmer digitalt. Borgere der er fritaget for digital post, stemmer pr. brev.

2.5

Valghandlingen tilrettelægges af Senior og Rehabilitering i samarbejde med det siddende Ældreråd, så den fornødne tid til opstilling af kandidater og afholdelse af valget - herunder praktisk forberedelse og annoncering - er til rådighed.

Senior og Rehabilitering udarbejder i samarbejde med Ældrerådet generelt informationsmateriale om Ældrerådsvalget og er behjælpelig med orientering på informationsmøder i forbindelse med valget.

Det påhviler Ældrerådet at udbrede kendskabet til muligheden for at stille op som kandidat så tidligt i valgåret som muligt, så kandidater, der ønsker at stille op, har den fornødne tid til at forberede valgmateriale og bekendtgøre deres fokusområder.

3. Konstituering af Ældrerådet 

3.1

Ældrerådet har 15 medlemmer. Valgt er de 15 personer, der opnår flest stemmer ved valget til rådet.

3.2

Kandidater der ikke bliver valgt ind i Ældrerådet, er suppleanter til rådet. Udpegningen af suppleanter følger stemmetallene, så den første suppleant er den kandidat, der opnår flest stemmer efter de 15 valgte kandidater og så fremdeles.

3.3

I perioden mellem valgets afgørelse og det første ordinære møde konstituerer Ældrerådet sig med formand og næstformand.

3.4

Hvis et medlem af Ældrerådet rammes af sygdom eller af anden årsag har sammenhængende fravær fra de ordinære møder i mere end tre måneder, indkaldes den første suppleant til møderne i perioden.

3.5

Hvis et medlem af Ældrerådet fraflytter Aalborg Kommune i løbet af valgperioden eller af anden årsag udtræder af rådet, indtræder den første suppleant i Ældrerådet jf. bestemmelserne i punkt 3.2.

3.6

Hvis formanden eller næstformanden udtræder af Ældrerådet, konstituerer rådet sig på ny inden 3 uger. Formanden - eller i dennes fravær næstformanden - er forpligtet til at indkalde til og lede konstitueringsmødet. Hvis både formanden og næstformanden udtræder af rådet, indkalder og leder Senior og Rehabilitering konstitueringsmødet.

4. Ændring af vedtægter

4.1

De gældende vedtægter kan til enhver tid tages op til drøftelse. Ændringer af vedtægterne vedtages af Senior- og Rehabiliteringsudvalget.

4.2

Nærværende vedtægter er vedtaget den 22. januar 2025.

Titel: Forretningsorden for Ældrerådet
Vedtaget: Vedtaget af Ældrerådet den 13. februar 2025

1. Møder

Ældrerådet afholder 11 ordinære møder om året. Juli måned er som udgangspunkt mødefri.

Ekstraordinære møder kan afholdes efter formandskabets skøn eller hvis mindst syv Ældrerådsmedlemmer anmoder herom. Det ekstraordinære møde afholdes senest 5 hverdage efter formandskabet eller sekretariatet har modtaget en begrundet anmodning om mødet.

Møderne i Ældrerådet er lukkede, hvorfor kun rådets medlemmer og sekretariat deltager. Af hensyn til en sags oplysning kan rådet i konkrete sager dog bede andre med relevans for sagen om at være til stede.

Formanden for Ældrerådet leder møderne i rådet, men kan uddelegere funktionen som mødeleder til næstformanden eller et andet medlem af Ældrerådet, hvis det skønnes hensigtsmæssigt.

Hvis det ikke er muligt at afholde et Ældrerådsmøde ved fysisk fremmøde, afholdes det virtuelt via Teams eller en lignende IT-løsning.

Ældrerådet afholder mindst 2 årlige dialogmøder med Senior- og Rehabiliteringsudvalget. Der udarbejdes referat fra møderne.

2. Afbud til møder

Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et Ældrerådsmøde, meddeles dette snarest muligt til sekretariatet. I referatet anføres for hvert møde, hvem der var til stede og fraværende.

3. Sekretariatsbistand

Med henvisning til § 31, stk. 2 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område har Ældrerådet anmodet Aalborg Kommune om sekretariatsbistand til rådsarbejdet.

Sekretariatsbistanden stilles til rådighed af Direktørens Sekretariat i Senior og Rehabilitering.

4. Forberedelse af møder og sammensætning af dagsorden

Forud for alle ordinære og ekstraordinære møder afholdes der formøde mellem formandskabet og sekretariatet med henblik på udarbejdelse af dagsorden for mødet.

Mødets dagsorden skal sammensættes, så alle punkter forventeligt kan nå at blive behandlet indenfor mødets tidsramme. Visse punkter er til Ældrerådets orientering og skal ikke behandles.

Hvis et medlem senest 10 dage før et ordinært møde indgiver skriftlig anmodning om behandling af en sag ledsaget af udkast til formulering af dagsordenspunkt, sættes sagen på dagsordenen til førstkommende møde.

Sekretariatet foranlediger, at dagsorden og bilag er medlemmerne i hænde senest 7 kalenderdage inden et ordinært møde. Denne tidsfrist kan fraviges i særlige tilfælde – f.eks. hvis et møde flyttes eller hurtig sagsbehandling er påkrævet.

Dagsorden og bilag offentliggøres på Aalborg Kommunes hjemmeside.

5. Beslutninger

Ældrerådet er beslutningsdygtigt, når 7 af de 13 medlemmer er til stede.

Beslutninger træffes ved stemmeflerhed blandt de fremmødte. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Afstemning foregår ved håndsoprækning, men kan afvikles som hemmelig afstemning, hvis et medlem af rådet begærer det. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Hvis mødelederen i en sag skønner, at der ikke er tvivl om Ældrerådets indstilling, udtaler mødelederen den indstilling eller beslutning, der skønnes at være enighed om. Hvis ingen herefter forlanger afstemning, erklærer mødelederen sagen for afgjort og ordlyden føres til referat.

6. Opfølgning på beslutninger

Formandskabet sørger for, at de trufne beslutninger udføres snarest muligt. Sekretariatet sørger for, at referater bliver sendt ud indenfor den i punkt 7 nævnte tidsfrist, samt at de offentliggøres så hurtigt og effektivt som muligt via Aalborg Kommunes hjemmeside.

7. Referater

Der tages beslutningsreferat fra alle Ældrerådets møder.

For at sikre enighed om ordlyden, læser referenten den tekst op, der tænkes anført i referatet, når et punkt på dagsordenen er færdigbehandlet. Ethvert medlem kan forlange at få sin afvigende mening kort tilført beslutningsreferatet.

Referatet fra Ældrerådets møder fremsendes senest 4 hverdage efter mødets afholdelse til formanden for eventuelle rettelser og tilføjelser, hvorefter referatet publiceres på Aalborg Kommunes hjemmeside.

Øvrige rettelser til referatet meddeles på det førstkommende ordinære møde under punktet ”Godkendelse af referat”. Herefter er referatet endeligt godkendt.

8. Hastesager

Formandskabet kan på rådets vegne afgøre sager, der ikke tåler udsættelse. Hvis formanden eller næstformanden har forfald, kan sagen afgøres af den ene part alene. Sådanne afgørelser optages på dagsordenen på Ældrerådets næste ordinære møde. Der skal foreligge dokumentation for, at det er en hastesag.

9. Kontakter

Formandskabet er sammen eller hver for sig Ældrerådets kontakt til forvaltningerne i Aalborg Kommune.

Formanden er pressens kontaktperson i Ældrerådet, men kan uddelegere en pressemæssig opgave til et af Ældrerådets medlemmer. Alle Ældrerådets medlemmer kan med respekt for forvaltningslovens kapitel 8 om tavshedspligt og videregivelse af oplysninger samt Ældrerådets vedtægter ytre sig til pressen.

Dit Blad

Henvendelser til Ældrerådet vedrørende Dit Blad varetages af de 3 medlemmer, Ældrerådet har udpeget til redaktionen. Ældrerådets formand har ansvaret for, at rådet skriver en klumme til Dit Blad.

10. Faggrupper, udvalg, arbejdsgrupper og råd

Ældrerådet nedsætter efter behov faggrupper, der arbejder med sager af relevans for rådets virke.

Ældrerådet kan henvise sager til faggrupperne, men en faggruppe kan også af egen drift tage en sag op og belyse den med henblik på at udarbejde en indstilling med forslag til handling. Det kan for eksempel være forslag til høringssvar, udtalelser, initiativer og lignende.

Alle Ældrerådsmedlemmer, der er udpeget som repræsentanter i faggrupper, udvalg, arbejdsgrupper, lokalråd mv., er forpligtet til at rapportere om arbejdet på Ældrerådets møder.

11. Budget og udgifter

Udgifterne til Ældrerådets virksomhed afholdes af Senior og Rehabilitering i henhold til et årligt budget, der administreres af sekretariatet i samråd med formandskabet. Budgettet dækker mødevirksomhed samt udgifter til introduktionskurser og anden uddannelsesvirksomhed.

Sekretariatet orienterer i samråd med formandskabet halvårligt Ældrerådet om status på budgettet.

Sekretariatet sørger for tilmelding af Ældrerådets medlemmer til seminarer, konferencer o. lign.

12. Ændring af forretningsorden

Den gældende forretningsorden kan til enhver tid tages op til drøftelse. Ændringer vedtages af Ældrerådet med simpelt flertal.

Nærværende forretningsorden er vedtaget den 13. februar 2025.